衡阳无纸化会议系统 操作方便

1.1智能无纸化会议系统的设计目标是通过网络，完成单位团体内部会议室文件的分配与共享，实现无纸化会议，与会人员在同一时间同一界面上实现多个会议提案提前预览、审阅，从而提高会议效率、简化办事步骤、加快办公速度。该系统蕴含的环保、高智能化的理念更体现了系统的价值所在。 

1.2乐访智能无纸化会议系统有三种模式：

1、单会议室系统模式，由服务器+秘书端+会议端+客服端构成，实现无纸化会议资料共享、在线表决、问卷调查、客服呼叫等将用会议功能。

2、多会议室系统模式，由中心机房+多个单会议室模块构成，实现多个会议室的会议安排、统计、和中控管理。

3、投影共享型会议；在会议过程中加入了外面入会人员自带笔记本，在会议秘书的操作下可以调用会议室房间内任何一台终端或者笔记本电脑图像到会议室大屏幕显示

1.3乐访智能无纸化会议系统节约开支提高兼容性，本文件管理系统*在客户端安装复杂的客户端程序，低维护成本。通过后台会议管理服务器根据用户要求，将需要告知与会者的所有信息可以推送到会议桌面显示器（触摸屏），与会人员使用触摸屏或鼠标即可在桌面环境下快捷地审阅查看会议文件，远端加入会议讨论或接入办公OA系统。

1.4乐访智能无纸化会议系统*文件处理功能，系统涵盖所有会议室文件的流转、信息交流等。具体的权限分配、多层的安全控制机制确保用户只能使用赋予了授权的。可以对不同权限的用户、工作请求，提供了任务具体到每个与会人员的机制，与会人员可以看到属于自己权限的文件及共享文件。

1.5乐访智能无纸化会议系统的设计基础是我公司设计人员对**、企业会议室流程的深刻理解，并综合考虑了**和大中企业在会议室文件分配与共享的实际需求，自主开发的实用会议系统。软件交互用户可根据用户需求对软件进行合适的修改。

1.6乐访7英寸液晶电子桌牌显示可分以下两种方式：

（1）仅作与会人员姓名桌牌提示

（2）可以将无纸化终端的部分功能在桌牌上显示

无纸化会议系统，由服务器系统、会议管理端软件以及客户端软件组成。
服务器系统：无纸化会议服务器负责会议室管理、用户管理、权限管理，以及会议进行时数据等信息的转发。
会议管理端：一般由会议秘书或者会议助理操作，用于控制会议的各项功能，例如：上传会议资料、拟写会议议程、组织会议投票等。
客户端：客户端通过有线或加密无线网络接入无纸化会议系统，主要供参会人员使用，参会者使用客户端进行会议登陆、浏览会议议程、查看会议材料，对会议进行圈点批注等操作，是代替了纸质文件的电子化会议工具。
会前准备
会议开始前，由会议助理根据会议主题、与会者名单等，创建会议室、填写会议主题、系统公告、桌牌等会议信息。会议助理使用管理端电脑上传此次会议用到的会议资料，会议资料上传后，会议助理可以将会议资料推送给全体参会者，参会者使用精仪达TIM系列触摸显示屏或IPAD，即可自由查看、标注会议资料。
会议开始
会议开始后，客户端输入密码登陆对应会议，显示当前会议的主题、会议资料、议程、公告等信息，参会人员有权限查阅此会议授权的所有文档。另外，会议助理设置某位参会者为当前发言人，发言人可以将自己对文档的操作同步给全体人员。
会议进行
全体参会者可以在本地客户界面或者是会议室大屏幕中看到当前会议资料，同时展开讨论，讨论时可以根据实际需要进行分组。
会议过程中可以由会议助理发起投票，全体参会者通过客户终端参与投票。同时，会议助理可以将会议中的会议议程、资料文档、投票表决等进行存档保管。
有紧急事件需要请示**时，可以在不中断会议的情况下，单独向**发送消息，做到紧急事件及时处理，工作会议顺利进行。
会议结束
会议结束后，会议助理的主要工作是将会议资料等打包存档，以及会议记录、保密文件的销毁与清除。